Czym jest legal design?
Legal design to jedno z pojęć, które nie musi mieć ścisłej definicji, bo każdy rozumie je intuicyjnie. Legal design wpisuje się w nurt innowacji w branży prawniczej, tuż obok wykorzystania nowoczesnych narzędzi legal tech czy wspomagania się generatywną sztuczną inteligencją. Nie jest jednak tak, że legal design to zjawisko zupełnie nowe i obce prawnikom. Jeśli rozumiemy legal design jako wykorzystanie zasad designu – graficznych i treściowych – do stworzenia bardziej przystępnych, jasnych i łatwiej zrozumiałych dokumentów prawnych oraz bardziej efektywnej komunikacji pomiędzy podmiotami danego stosunku prawnego. Innymi słowy: każdy prawnik, który pisząc umowę lub regulamin aplikacji internetowej, myśli przede wszystkim o głównym odbiorcy – swoim kliencie, drugiej stronie, potencjalnym użytkowniku – stosuje legal design, nawet jeśli o tym nie wie. Sęk w tym, że legal design, o którym się teraz najczęściej mówi, ten najbardziej współczesny, to zastosowanie nowoczesnych narzędzi komunikacji idące daleko dalej niż zakłada tradycyjny warsztat prawnika. Kiedy ktoś chwali się, że stosuje w swojej pracy zasady legal desig, to zwykle ma na myśli taki – powiedzmy – legal design z najwyższej półki. Ale to akurat nikogo nie powinno dziwić. Na przykładzie wystroju wnętrz przeciętny odbiorca od razu wyczuwa, co jest dobrze zaprojektowane i funkcjonalne, a co – zupełnie bez pomyślunku. Tym bardziej – co zasługuje na przydomek „designerski”.
Zrozumieć legal design
Dyskusja o zastosowaniu legal design toczy się obecnie właśnie wokół tych bardziej zaawansowanych metod ulepszania tradycyjnej myśli projektowej. Od podstawowych narzędzi dostępnych w każdym współczesnym edytorze tekstu, takich jak wielkość czcionki, kursywa, wytłuszczanie tekstu, podział na akapity przechodzimy do śmielszych wyborów graficznych, takich jak użycie piktogramów, szerokiej palety barw, niestandardowego układu tekstu etc.
Przede wszystkim zmienia się jednak język używany do wyrażenia tego, co do tej pory było opisywane językiem prawniczym, z jego tradycyjnymi zwrotami, skomplikowaną strukturą zdań, rozbudowanymi akapitami tekstu etc. To prawda, że często prawnicy wychodzą z założenia, że lepiej powiedzieć za dużo niż za mało, ale stopień natężenia tych cech zależy od osoby autora lub przyjętego w danej kancelarii know-how.
Jednym z naczelnych postulatów współczesnego legal design jest zastosowanie tzw. prostego języka (ang. plain language), czyli takiego, który stawia na łatwo zrozumiałe słowa i nieskomplikowane formy zdaniowe. Dobrze sprawdza się on w przekazie kierowanym do nieoznaczonego grona odbiorców, bo z założenia ma być łatwo zrozumiały dla każdego.
Warto pamiętać, że legal design czerpie z dorobku innych dziedzin, takich jak projektowanie interfejsów użytkownika czy – szerzej – doświadczeń użytkownika strony internetowej lub aplikacji, projektowanie graficzne, komunikacja społeczna i wiele innych, o których dowiemy się pewnie dopiero w przyszłości. Legal designowi bardzo bliski jest tzw. human-centered design, czyli projektowanie, które koncentruje się na potrzebach, zachowaniach i preferencjach człowieka jako centralnego punktu procesu projektowego. To właśnie człowiek jest adresatem norm prawnych, postanowień umownych, beneficjentem uprawnień etc., czyli tego, co chcemy skutecznie opisać w dokumentach prawnych. Precyzyjnie opisać, a następnie skutecznie przekazać adresatowi. Cele i założenia legal design są jak widać proste.
Legal design – przykłady
Zastosowanie legal design w praktyce zależy w dużej mierze od tego, nad jakim dokumentem pracujemy. Inne narzędzia są używane w przypadku umów, inne – regulaminów, jeszcze inne – do stworzenia krótkich komunikatów, takich jak klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych lub informacja o wykorzystaniu ciasteczek na stronie internetowej.
Dostosowanie szaty graficznej do identyfikacji wizualnej marki – dokumenty wymagane przez prawo mogą tworzyć spójną całość z resztą przekazu danego przedsiębiorcy, wspomagając efekt zapadania w pamięć klientów.
Wykorzystanie komunikacji graficznej, takiej jak infografiki, piktogramy, inne powszechnie zrozumiałe znaki – taki przekaz może uzupełniać tekst prawny lub stanowić rodzaj skrótu z najważniejszych zasad rządzących np. umową współpracy lub regulaminem sprzedaży. W ramach opisu stanu faktycznego można posłużyć się osią czasu, a dla wyjaśnienia struktury właścicielskiej spółki – diagramem.
Dostosowanie tonu wypowiedzi do odbiorcy – przy specyficznej grupie odbiorców, np. użytkownikach danej platformy lub graczach komunikaty prawne można sformułować np. tak, jakbyśmy zwracali się do postaci w tej grze lub tak, jak użytkownicy portalu zwracają się do siebie nawzajem.
Uzupełnienie tekstu normatywnego przykładami – prosty i dość niekontrowersyjny zabieg, polegający na podaniu przykładów zastosowania danego postanowienia np. regulaminu w praktyce.
Powyższe przykłady to tylko garść spośród bogatego zestawu narzędzi, które oferuje warsztat legal design. Ich użycie wymaga jednak dogłębnego przemyślenia potrzeb odbiorców.
Fakty i mity o legal design
Skoro legal design ma tyle zalet, to czemu nadal budzi kontrowersje? Czemu nadal stosuje go w codziennej praktyce stosunkowo niewielka grupa prawników? Odpowiedź na to pytanie ułatwi rozprawienie się z kilkoma mitami i potwierdzenie kilku faktów:
MIT: przez prosty język tekst traci na precyzji – mit bardzo powszechny i bardzo nieprawdziwy. Prosty język nadal precyzyjnie opisuje wszystko, co musi być opisane i nie wprowadza niejasności. Na tym polega sztuka jego poprawnego zastosowania. Duża jest różnica pomiędzy wycinaniem maczetą drogi w gęstej dżungli a precyzyjną pracą ogrodnika z ręcznym sekatorem. Prawnicy stosujący legal design to właśnie ci ostatni. W praktyce decyzja o tym, co można bezpiecznie skrócić, usunąć lub zmienić następuje po głębokim namyśle, podczas którego centralnym punktem odniesienia jest – jak wspomniałam wyżej – odbiorca danego komunikatu.
MIT: prawnicy lubią, gdy tekst jest długi – w to również nie należy wierzyć. Rozliczanie się z klientem od każdej napisanej strony to raczej rzadkość. Klienci biznesowi sami są świadomi tego, że krótki i treściwy przekaz to podstawa m.in. w działalności w Internecie, bo tam (a właściwie tu) uwaga czytającego jest na wagę złota. Wie o tym dobrze sektor e-commerce, który z legal design żyje za pan brat. Po co więc płacić za coś, co większość odbiorców skwituje: TLDR (too long, didn’t read)?
MIT: umowy pisze się dla sądu – być może po części jest to prawda, ale na pewno nie można zgodzić się z tym, że to właśnie ocena postanowień umownych przez sąd w razie ewentualnego sporu powinna być jedynym, co ma na myśli autor projektu. Z umowy powinny korzystać strony (patrz: kolejny mit).
Z drugiej strony mit ten wcale nie stoi na przeszkodzie stosowaniu legal design, nawet w jego najciekawszym, najbardziej nietradycyjnym wydaniu. Skoro sędziowie to też ludzie, to oprócz tradycyjnej szesnastostronicowej umowy z ośmioma załącznikami i dwoma aneksami będą potrafili także poddać wykładni coś bardziej nowoczesnego. Mit ten to raczej pretekst do pozostania przy wzorach umów, które już wypracowano i które być może sprawdziły się właśnie w sądzie.
MIT: niezrozumiałe dokumenty dają okazję do kolejnej usługi prawnej – to, że prawnicy mają w interesie zostawić klienta z czymś, z czego nie będzie mógł sam korzystać też trzeba włożyć między bajki. Takie praktyki miałyby bardzo wątłe szanse powodzenia, zwłaszcza przy dzisiejszej konkurencji na rynku takich usług, nie wspominając o sprzeczności z zasadami etyki radcy prawnego. Prawda jest natomiast taka, że lubimy, gdy klient jest samodzielny – potrafi skorzystać np. z prawa odstąpienia od umowy, które na jego rzecz zastrzeżono w umowie lub ocenić podstawy do naliczenia kary umownej. Taki jest cel tworzenia umowy od podstaw lub jej opiniowania. Tym bardziej zaś wysoki poziom zrozumienia jest ważny przy regulaminach i politykach, na których bazuje cała działalność.
MIT: legal design to przejściowa, trochę infantylna moda – z tym też trudno się zgodzić. Osobiście widzę to raczej jako krok dalej, naturalne następstwo funkcjonowania w świecie cyfrowym. Dokumenty prawne stały się częścią doświadczeń użytkownika sklepu internetowego, platformy randkowej, serwisu streamingowego, gry komputerowej i wielu, wielu innych. Po prostu dostosowujemy się do potrzeb klientów, pomagając im wyróżnić się pozytywnie na tle innych, ułatwić komunikację z ich klientami, budować spójny wizerunek marki etc.
FAKT: legal design zwiększa cenę usługi prawnej – potwierdzam to, ale tylko w pewnym stopniu, biorąc poprawkę na bardzo ważne odstępstwo. Tak, to prawda, że legal design zakłada szycie każdego dokumentu na miarę, a często także współpracę z grafikami klienta, analizę innych elementów flow aplikacji etc. Jest dużo więcej do przemyślenia, często większy jest też wkład klienta i czas potrzebny na realizację – nie ma porównania z sytuacją, gdy taką choćby politykę prywatności sklepu internetowego oferuje się jako kopię poprzedniej stworzonej przez tego samego prawnika, wpisując w pliku inną nazwę klienta…
Zastrzegam jednak, że przy dzisiejszej szerokiej gamie usług prawnych korzystanie z legal design może okazać się tańsze niż tradycyjne usługi oferowane przez inną kancelarię. Wielu młodych prawników, butikowe kancelarie, czy nawet niektóre większe firmy mają już legal design we krwi i realizują zlecenia, przy których innowacje projektowe są już w cenie. Wszystko zależy więc od danego usługodawcy.
FAKT: niewprawne użycie legal design jest ryzykowne – to prawda, że przy stosowaniu legal design bardzo ważne jest trzymanie się ogólnych reguł tworzenia dokumentów prawnych. Czy to przepisy, czy ustalenia stron – jak pisałam wyżej, jeśli chcemy cokolwiek skrócić lub usunąć, to trzeba się dwa razy zastanowić, czy nadal mamy wszystkie niezbędne elementy. Jeśli chcemy przenieść część przekazu do listy rozwijanej, to uwaga na zakaz stosowania tzw. ciemnych wzorców. Jeśli przez uproszczenie języka traci on na precyzji – to już nie realizuje celu legal design.
FAKT: nie każdy dokument prawny potrzebuje zaawansowanych narzędzi legal design – tak jak nie każde wnętrze musi być projektowane przez architekta wnętrz, tak niekiedy podstawowy wygląd i zawartość umów czy wzorców umownych będzie zupełnie good enough. Jeśli nietypowa szata graficzna ma być przeszkodą do szybkiego podpisania umowy, to może nie warto kruszyć kopii. Jeżeli jednak na przeszkodzie staje tylko przyzwyczajenie, to warto pamiętać, że przez nie można zostać daleko w tyle za konkurencją.
Legal design – korzyści dla przedsiębiorców
Przedsiębiorcy nie mają podstaw, aby obawiać się wykorzystania legal design. Wspominałam już o tym, że legal design, a przynajmniej jego zalążki, istniały już na długo zanim zyskał on swoją szlachetną, angielską nazwę. Nikt nie oburza się dziś na to, że w umowie dodaje się tytuliki (np. § 1 – zobowiązania stron, § 2 – warunki płatności, § 3 – termin wykonania zobowiązań itd.), czemu więc przesadą miałoby być posługiwanie się kolorami, żeby uzyskać podobny efekt? Skoro znaki drogowe wiążąco wyznaczają każdemu użytkownikowi drogi, jakie reguły ma stosować, to czemu piktogramy w regulaminie serwisu internetowego miałyby być nie na miejscu? Skoro od lat w umowach o dostawę pomiędzy przedsiębiorcami (nieraz bardzo dużych i ważnych dostaw dla przemysłu) stosuje się skrótowce INCOTERMS w miejsce skomplikowanego opisu zasad odpowiedzialności za transport, to czemu w umowie o współpracy z agencją marketingową jedyne słuszne jest rozpisanie każdej z reguł w osobnym paragrafie?
Dobry projekt dokumentu prawnego czy całego flow procesu ma za zadanie go przyspieszyć i usprawnić. Klienci mają chętniej korzystać z danego dostawcy, bo nie zatrzyma ich ogromna ściana tekstu pisanego prawnym żargonem. Łatwiej podejmą decyzję, szybciej przejdą przez postanowienia umów. To właśnie ten cenny wkład w sukces rynkowy przedsiębiorstwa – kiedy będzie wygodniej i czytelniej dla potencjalnych klientów, skuteczność ich pozyskiwania będzie wyższa. W umowach pomiędzy przedsiębiorcami też ma być szybciej, wygodniej, ale przede wszystkim klarowniej – mniej nieporozumień to mniejsze ryzyko sporu.
Po legal design mogą sięgnąć nie tylko duże, innowacyjne firmy, ale także mali przedsiębiorcy. Projektowanie na miarę potrzeb ma tę zaletę, że dobry prawnik z asem w postaci legal design w rękawie może zadowolić każdego klienta.
Co więcej, czasem do skorzystania z dorobku legal design zachęca także ustawodawca. Przykładem jest przepis art. 12 ust. 1 RODO, który nakazuje udzielać informacji o przetwarzaniu danych „w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem” oraz ust. 7 tego samego przepisu, który pozwala na użycie standardowych znaków graficznych w klauzulach informacyjnych.
Legal design – innowacje i bezpieczeństwo prawne
Decyzję o powierzeniu zadania stworzenia dokumentów czy napisania umowy prawnikowi wykorzystującemu legal design warto zacząć od zadania sobie pytania, na co my sami reagujemy lepiej: suchy tekst, który z jednej strony ma wszystkie potrzebne elementy (a może też i trochę nadmiarowych) i zapewnia podstawowe bezpieczeństwo prawne czy też inny, bardziej nowoczesny przekaz z jakąś wartością dodaną. Jak wspominałam na wstępie: legal design nie polega na stosowaniu wszystkich ulepszeń na raz, ale na poszukiwaniu tych kilku punktów, które mogą ulepszyć komunikację prawną, więc legal designu nie należy postrzegać jako czarno-białego. Do dyspozycji mamy całą skalę szarości i możemy zdecydować się na odcień, który nam najbardziej pasuje.